Si eres un autónomo o tienes tu propia empresa, seguro que te habrás preguntado más de una vez cuántos años tienes que guardar las facturas y documentos contables para cumplir con la ley. Puede resultar un tema un poco confuso y tedioso, pero es fundamental saberlo para evitar posibles sanciones o problemas con la administración. En este artículo vamos a resolver todas tus dudas sobre el tiempo que debes conservar tus facturas y te daremos algunos consejos para simplificar esta tarea. ¡Atento/a porque aquí empieza lo importante!

Conservación obligatoria de facturas: Guía

Si eres autónomo o tienes una empresa, seguramente te hayas preguntado alguna vez durante cuánto tiempo tienes que guardar las facturas. La respuesta es que depende del tipo de factura y de la actividad que realices. En esta guía te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre la conservación obligatoria de facturas.

Facturas de compras y gastos

Si eres autónomo o tienes una empresa, debes guardar las facturas de compras y gastos durante cuatro años. Esto es así porque Hacienda puede revisar tus cuentas en cualquier momento y, en caso de encontrar irregularidades, puede solicitarte las facturas que acrediten tus gastos.

Facturas de ventas

En el caso de las facturas de ventas, la conservación obligatoria varía en función del destinatario de la factura:

1. Si el destinatario es un particular, debes guardar la factura durante cinco años.
2. Si el destinatario es una empresa, debes guardar la factura durante cuatro años.

En este caso, la diferencia en el plazo de conservación se debe a que las empresas tienen la obligación de declarar el IVA trimestralmente, mientras que los particulares no tienen esa obligación.

Facturas simplificadas

Las facturas simplificadas, también conocidas como tickets, tienen un plazo de conservación obligatoria de cuatro años. Es importante destacar que estas facturas tienen una serie de limitaciones en cuanto a su uso, por lo que no son válidas en todos los casos.

Facturas electrónicas

Las facturas electrónicas tienen un plazo de conservación obligatoria de diez años. Es importante destacar que, para que una factura electrónica sea válida, es necesario que se cumplan una serie de requisitos legales, como la utilización de una firma electrónica.

Recuerda que es importante guardar todas las facturas correctamente, ya que Hacienda puede solicitarlas en cualquier momento.

Facturas: ¿Cuánto tiempo guardarlas?

Si eres como la mayoría de las personas, probablemente tengas facturas en tu casa o en tu oficina que parecen haber estado allí desde que el mundo era joven. Pero, ¿realmente necesitas guardar todas esas facturas?

La respuesta es no, no necesitas guardar todas las facturas. De hecho, hay leyes que establecen cuánto tiempo debes guardarlas.

Facturas de servicios públicos

Las facturas de servicios públicos, como la electricidad, el agua y el gas, deben guardarse durante al menos un año. Si estás en el negocio de alquilar propiedades, debes guardar las facturas de servicios públicos de tus propiedades durante al menos un año después de que se haya cerrado el contrato de arrendamiento.

Facturas de teléfono

Las facturas de teléfono deben guardarse durante al menos un año. Si utilizas tu teléfono para negocios, deberías también guardar las facturas de teléfono de tu empresa durante al menos un año.

Facturas de impuestos

Las facturas de impuestos deben guardarse durante al menos cuatro años. Si tienes un negocio, debes guardar las facturas de impuestos de tu empresa durante al menos cuatro años después de que se haya presentado la declaración de impuestos más reciente.

Facturas de compras

Las facturas de compras, como las de ropa o electrónica, deben guardarse mientras dure la garantía del producto. Si no hay garantía, deberías conservar la factura durante al menos un año.

Asegúrate de revisar las leyes aplicables a tu situación en particular. Y recuerda, si no necesitas la factura, no hay razón para guardarla. ¡Libérate del desorden y tira las facturas que ya no necesitas!

Almacenamiento de facturas: requisitos legales

Si eres autónomo o tienes una empresa, seguramente te preocupa cumplir con las obligaciones fiscales y legales. Uno de esos requisitos es el almacenamiento de facturas. En este artículo te contamos todo lo que debes saber al respecto.

¿Cuánto tiempo debes guardar las facturas?

Las facturas deben guardarse durante un periodo mínimo de cuatro años, contados desde el último día del ejercicio económico al que correspondan. Es decir, si el ejercicio económico coincide con el año natural, las facturas correspondientes a 2020 deberán guardarse hasta el 31 de diciembre de 2024.

Este plazo puede ser ampliado por la administración tributaria en caso de que se inicie una comprobación o investigación.

¿Qué requisitos deben cumplir las facturas almacenadas?

Las facturas almacenadas deben cumplir los siguientes requisitos:

• Deben ser legibles e indelebles.
• Deben estar ordenadas de forma cronológica y ser fácilmente accesibles.
• Deben ser originales o copias autorizadas por la administración tributaria.

Además, si se opta por el almacenamiento digital, es importante que se cumplan los siguientes requisitos:

• El sistema de digitalización debe garantizar la integridad, la legibilidad y la fidelidad del documento.
• Debe haber un sistema de copias de seguridad que garantice su conservación durante el tiempo exigido por la normativa.
• Debe ser posible la obtención de copias legibles en papel o en formato electrónico.

¿Qué ocurre si no cumples con el almacenamiento de facturas?

El incumplimiento de las obligaciones relativas al almacenamiento de facturas puede conllevar sanciones económicas. Además, en caso de que la administración tributaria inicie una comprobación o investigación, la falta de presentación de facturas puede dar lugar a la imposición de una presunción de ingresos no justificados.

Debes guardar las facturas durante un mínimo de cuatro años y cumplir con los requisitos de legibilidad y ordenación. Si optas por el almacenamiento digital, debes cumplir con requisitos adicionales. Recuerda que el incumplimiento de estas obligaciones puede conllevar sanciones económicas y presunciones de ingresos no justificados.
Espero que esta info te haya aclarado las dudas sobre el tiempo que debes guardar las facturas. Recuerda que es importante para estar al día con Hacienda y evitar posibles problemas. ¡Gracias por leer!